Mit moderner Büro-Software Zeit und Geld sparen

Im modernen Büroalltag werden immer mehr Arbeitsprozesse digitalisiert. Ob Personaleinsatzplanung, Zeiterfassung oder Projektmanagement. Moderne Software kann Unternehmen dabei helfen, manuelle Prozesse zu automatisieren und dadurch Zeit und Geld zu sparen. Wie Sie jetzt auch Ihre Dokumentenverwaltung und Rechnungslegung effizient erledigen können, das erfahren Sie hier.

Dokumentenmanagement
Moderne Büro-Software kann die Produktivität in Unternehmen um bis zu 20% steigern

Mit digitaler Dokumentenverwaltung den Überblick behalten

Heutzutage arbeiten wir fast ausschließlich online und erzeugen so unweigerlich digitale Daten. Ob Bilder, Grafiken, Textdateien, Kalkulationstabellen, Präsentationen oder E-Mails.  All die Dateien landen dann auf den lokalen Festplatten, auf Servern, auf USB-Sticks, in E-Mail-Postfächern oder in der Cloud.  Das stellt anfänglich auch noch kein Problem dar. Doch mit der Zeit wächst die Anzahl der Dateien und immer mehr Ordner und Verzeichnisse entstehen.

Mit der zunehmenden Anzahl an Dateien und der komplexer werdenden Verzeichnisstruktur gestaltet sich auch die Suche nach Dokumenten zunehmend schwieriger. Eine Datei wiederzufinden, die vielleicht vor einem halben Jahr unter Zeitstress in irgendeinem Unterverzeichnis abgelegt wurde, kann dann richtig zeitintensiv werden.

Anstatt sich auf die eigentliche Arbeit konzentrieren zu können, wird immer mehr Zeit zum Suchen nach Dateien aufgewendet. Besonders aufwendig wird es, wenn verschiedene Mitarbeiter aus unterschiedlichen Abteilungen gemeinsam an einer Datei arbeiten und sie sich jedes Mal über den aktuellen Speicherort und die Aktualität eines Dokuments absprechen müssen.

Damit die Suche und das Management von Dateien nicht irgendwann zu einem ernstzunehmenden Zeit- und damit Kostenfresser werden, kommt in der heutigen Bürokommunikation ein sogenanntes Dokumententen-Management-System (DMS) zum Einsatz. Dabei handelt es sich um eine Software, die eine transparente Verwaltung von Dokumenten, eine klare Ablagestruktur, eine revisionssichere Archivierung und eine gemeinsame Arbeit an Dokumenten ermöglicht. Damit gehören eine Zeit- und kostspielige Dokumentensuche sowie ineffizienter Dokumentenverwaltung endgültig der Vergangenheit an.

Mitarbeiter mit Zugriffsrechten können in Sekundenschnelle auf alle wichtigen Dateien und Dokumente zugreifen – weltweit, rund um die Uhr und von jedem Endgerät aus. Mit einem Dokumentenmanagementsystem, wie beispielsweise die leistungsstarke Dokumentenverwaltung von Bü-tec, lässt sich die Produktivität in Unternehmen um bis zu 20 Prozent steigern.

Digitale Rechnungsbearbeitung: Die Vorteile der elektronischen Rechnung

Neben der Dokumentenverwaltung digitalisieren auch immer mehr Unternehmen Ihre Rechnungslegung. Denn digitale Rechnungen bringen jede Menge Vorteile mit sich. Zum einen ist da die Kostenersparnis. E-Mails kosten kein Porto, benötigen kein Papier und auch keine kostspieligen Kuverts, die Mitarbeiter mühevoll zukleben bzw. wieder aufreißen müssen.





Ein weiterer Vorteil ist der Zeitgewinn und der damit einhergehende Liquiditätsvorteil. Durch die eingesparte Postlaufzeit, die in der Regel ein bis zwei Werktage benötigt, erhalten Sie Ihr Geld schneller und sind somit auch schneller wieder liquide.

Durch die schnellere elektronische Abwicklung entgehen Ihnen auch keine lukrativen Skonti mehr. Auch unnötige Mahngebühren, die aufgrund umständlicher manueller Rechnungsbearbeitung (Rechnungen erfassen, sortieren, weiterleiten etc.) Zustande kommen, können vermieden werden. Ein weiterer Vorteil der elektronischen Rechnung ist die Verfügbarkeit. Rechnungen können von jedem Mitarbeiter ortunabhängig eingesehen und bearbeitet werden. Und durch die Berechtigungseinstellungen der Software sind die Daten sicher und vor unerlaubten Zugriffen geschützt.





Weiters lassen sich mit einer digitalen Rechnungsverwaltung viele Prozesse verbessern. Rechnungen können automatisch eingelesen, vorverarbeitet und bei Abwesenheiten weitergeleitet werden. Bei bestimmten Rechtevergaben können Rechnungen sogar automatisiert gebucht und gezahlt werden.

Ein letzter großer Vorteil ist die Archivierung. Anstatt Rechnungen in dicken und sperrigen Aktenordnern abzulegen, können Sie diese ganz leicht auf lokalen Festplatten oder in der Cloud speichern. Dort sind sie jederzeit leicht auffindbar und sicher vor Verlust und Wasserschäden.


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