Firmenfeier planen: 5 Schritte, die nicht fehlen dürfen

Eine gelungene Firmenfeier ist ein Highlight für jede Unternehmenskultur und sollte mindestens zweimal pro Jahr stattfinden. Warum? Solche Events bringen frischen Wind in den Büroalltag, stärken den Teamgeist und fördern den abteilungsübergreifenden Austausch.

Doch was macht eine Feier wirklich unvergesslich? Fünf zentrale Aspekte sollten bei der Planung besonders berücksichtigt werden – von der Wahl der passenden Location bis hin zur richtigen Verpflegung. Mit diesen Basics fühlen sich am Ende alle Teilnehmer wohl und können noch lange von der gelungenen Firmenfeier zehren.

Schritt 1: Planung ist das A und O

• Budgetplanung: Beginnen Sie mit der Festlegung des Gesamtbudgets, welches den finanziellen Rahmen für alle weiteren Entscheidungen bildet. Berücksichtigen Sie dabei auch Puffer für unvorhergesehene Ausgaben, um flexibel auf Herausforderungen reagieren zu können.
• Terminfindung: Wählen Sie einen Termin aus, der für die Mehrheit der Gäste gut passt – das finden Sie mit einer Umfrage heraus. Achten Sie darauf, Feiertage, Ferienzeiten und andere große Veranstaltungen zu vermeiden, und versenden Sie frühzeitig ein „Save the Date“, um eine hohe Teilnehmerzahl sicherzustellen.
• Locationsauswahl: Die Wahl der Location ist enorm wichtig und hängt von der Art des Events ab. Beliebte Orte wie Restaurants, Hotels oder spezielle Eventlocations sollten dazu auf Zugänglichkeit, Kapazität, verfügbare Dienste und Kosten hin überprüft werden. Hier können Unternehmen eine passende Location für eine Firmenfeier finden.
• Cateringauswahl: Entscheiden Sie, ob Sie ein Buffet, ein festes Menü oder eine Speisekarte anbieten möchten, und stellen Sie sicher, dass alle diätetischen Anforderungen berücksichtigt werden. Holen Sie Angebote von verschiedenen Caterern ein und wählen Sie den Anbieter aus, der das beste Preis-Leistungs-Verhältnis bietet.
• Einladungen verschicken: Versenden Sie die Einladungen rechtzeitig und stellen Sie sicher, dass alle relevanten Informationen wie Datum, Ort, Uhrzeit und Dresscode klar kommuniziert werden. Erfassen Sie die Rückmeldungen zur Teilnahme, um die weitere Planung darauf abzustimmen.
• Rahmenprogramm gestalten: Erstellen Sie ein unterhaltsames und abwechslungsreiches Rahmenprogramm, das den Abend unvergesslich macht. Buchen Sie entsprechende Künstler oder Moderatoren und legen Sie einen detaillierten Zeitplan für die Veranstaltung fest.
• Detailplanung und Koordination: Organisieren Sie alle logistischen Aspekte wie Anreise und Unterbringung für externe Gäste, technische Ausstattung und Dekoration. Planen Sie zudem Sicherheitsmaßnahmen und engagieren Sie eventuell einen Fotografen, um besondere Momente festzuhalten.
• Nachbereitung: Bedanken Sie sich nach der Veranstaltung bei allen Beteiligten und sammeln Sie Feedback, um zukünftige Events weiter zu verbessern. Stellen Sie zudem sicher, dass alle Ausgaben korrekt abgerechnet und dokumentiert werden, um die Veranstaltung erfolgreich abzuschließen.

Schritt 2: Kreative Themen und Mottos

Kreative Themen und Mottos bringen Schwung in die Firmenfeier und stärken den Teamgeist. Ob Maskenparty, Zeitreise oder filmisches Abenteuer – besondere Ideen laden dazu ein, neue Seiten der Kollegen zu entdecken und gemeinsam Spaß zu haben. Der Austausch zwischen den Abteilungen blüht auf, wenn die Mitarbeiter in spannende Rollen schlüpfen. So lassen sie für einen Abend den Büroalltag hinter sich und erleben etwas Einzigartiges. Diese lockeren Momente sorgen für inspirierende Gespräche und fördern das Gemeinschaftsgefühl. Warum also nicht mal etwas Außergewöhnliches wagen und den Teamspirit stärken?

Schritt 3: Saisonale Events für jede Jahreszeit

Auch saisonale Events bringen etwas Abwechslung ins Geschehen und passen sich den Besonderheiten jeder Jahreszeit an. Während der Winter mit seinen stimmungsvollen Weihnachtsmärkten zum Verweilen einlädt, entfaltet eine Sommer-Fete ihren ganz eigenen Charme. Dann locken ausgelassene Beachpartys auf einer erfrischenden Liegewiese oder in einem schattigen Garten. Auch Grillfeste und entspannende Schiffstouren runden die Planung ab. Elemente wie die strahlende Sommersonne oder die besinnliche Weihnachtsbeleuchtung schaffen eine besondere Atmosphäre und stärken das Team durch unvergessliche Erlebnisse.

Schritt 4: Virtuelle und hybride Events als moderne Lösung

Virtuelle und hybride Events – mittlerweile gibt es moderne Lösungen für verschiedene Anforderungen. Ob digitale Festgala oder gemeinsames Kochen per Videokonferenz: Auch digitale Events schaffen ein echtes Gemeinschaftsgefühl, selbst wenn Kolleginnen und Kollegen weit verstreut sind. Alle Teilnehmenden können unabhängig vom Standort mitmachen und den Austausch genießen. So entsteht eine besondere Verbundenheit – auch wenn der physische Abstand bleibt. Moderne Technik eröffnet neue, kreative Wege, um zusammenzukommen und den Teamgeist zu stärken.

Schritt 5: Unterstützung durch professionelle Eventplaner

Profis in der Eventbranche bringen frischen Wind in die Planung und übernehmen die gesamte Organisation von A bis Z. Mit ihrem Fachwissen verwandeln sie Ideen in ein stimmiges Konzept, das perfekt auf das Unternehmen abgestimmt ist. Sie kümmern sich um alles – von der Location-Suche bis zur Gestaltung des Caterings und des Rahmenprogramms. So bleibt mehr Zeit, sich auf die Atmosphäre und das Miteinander zu konzentrieren. Während der Feier laufen die Abläufe wie am Schnürchen — mit dem Ziel, ein unvergessliches Erlebnis für alle Beteiligten zu schaffen.