Arbeitseffizienz steigern: So bleibt mehr Zeit für Arbeit statt für Sortieren und Co.
In vielen Büros klagen Mitarbeiter über ein enormes Arbeitspensum, müssen sogar manchmal Überstunden leisten. Doch beim genaueren Blick auf die Aufgaben zeigt sich, dass sich viele Arbeitsschritte effizienter gestalten lassen und damit mehr Zeit für Produktives bleibt.
Laufwege verkürzen und Zeit sparen
Eine der schnellsten Lösungen, wenn es um mehr Effizienz im Büro geht, ist die Koordination der Laufwege. Hier gilt es, Schränke, Tische und andere benötigte Materialien möglichst klug anzuordnen. Postverteilerschränke helfen beispielsweise nicht nur bei einer besseren Koordination der Postverteilung, sondern sparen auch Zeit.
Mitarbeiter können ihre Briefe an einer zentralen Stelle einmal pro Tag abholen und sparen sich unnötige Wege. Gleiches gilt auch für die Postzusteller. Häufig gibt es dafür Unternehmen interne Bearbeitungsprozesse. Die Unterlagen werden dann an die einzelnen Schreibtische verteilt. Diese Zeit lässt sich durch die zentralen Postverteilungssysteme ebenfalls einsparen.
Mehr Effizienz durch ein behagliches Arbeitsumfeld
Viele Umfragen zeigen, dass die Produktivität der Mitarbeiter ebenfalls durch die Gestaltung des Arbeitsumfelds beeinflusst wird. Umherstehende Tasche oder über den Bürostuhl gehängte Jacken sehen nicht nur unschön aus, sondern können auch zu einer Stolperfalle werden. Eine platzsparende Lösung bieten Z-Spinde. Hier können alle persönlichen Utensilien wie etwa Jacke, Mütze, Schal und Handtasche sicher verstaut werden. Dadurch wirkt der Arbeitsplatz nicht nur aufgeräumter, sondern auch viel freundlicher.
Auch individuelle Gestaltungsmöglichkeiten wie etwa Pflanzen oder ein Erinnerungsfoto auf dem Schreibtisch können zu einer positiven Arbeitsatmosphäre beitragen. Grünpflanzen beispielsweise sehen nicht nur hübsch aus, sondern können auch die Luftqualität im Büro verbessern.
Papierablage oder digitale Ordnung: Die Entscheidung für EIN System bringt mehr Effizienz
In vielen Unternehmen ist die Digitalisierung schon vorangeschritten, in anderen nur bedingt. Die doppelte Organisation mit klassischer Papierstruktur und digitalem System bedeutet einen erheblichen Mehraufwand für die Mitarbeiter. Gleichwohl werden deutlich mehr Ressourcen, etwa durch die Papierausdrucke oder den Stauraum für die Ordnung, benötigt.
Zur Effizienzerhöhung trägt die Entscheidung ein System bei. Mit Blick auf die Zukunft ist die digitale Struktur empfehlenswert. Damit sparen sich Unternehmen nicht nur viele Arbeitsschritte, sondern entlasten auch ihre Mitarbeiter. Damit die Umstellung von der Papierstruktur auf das digitale System gelingt, ist Planung notwendig. Eine klare Terminierung, Aufgabenzuweisung und Struktur für die einzelnen Schritte hilft beim Gelingen.
Motivierte Mitarbeiter sind effizienter
Die Auswertung des aktuellen Arbeitsklima-Index [FA1] aus dem Jahr 2021/22 zeigt, dass die Motivation von Mitarbeitern und Führungskräften sinkt. Leistungsdruck, langweilige Aufgaben oder zu viel Bürokratie verbreiten Unlust und können sogar krank machen.
Fehlt die Motivation, kann sich das auf die Produktivität und Effizienz auswirken. Deshalb sind regelmäßige Umfragen zur Mitarbeitermotivation und Maßnahmen zu deren Steigerung hilfreich. Somit haben Unternehmen frühzeitig die Möglichkeit, Unzufriedenheit zu erkennen und Gegenmaßnahmen einzuleiten. Es kann etwa helfen, Mitarbeiter nach ihren eigenen Zielen und beruflichen Möglichkeiten zu befragen. Würden sie sich ernst genommen und durch ihren Arbeitgeber unterstützt, kann das Loyalität und Motivation steigern.
Einige Unternehmen haben sogar sogenannte Feel-Good-Manager installiert. Sie sorgen dafür, dass die Arbeitsatmosphäre in sämtlichen Bereichen verbessert wird. Dabei gehen sie auf die Bedürfnisse der Mitarbeiter ein und fördern die konstruktive Zusammenarbeit durch gezielte Maßnahmen, etwa Teamveranstaltungen, regelmäßige Feedback-Runden und vielem mehr.
[FA1]Quelle: https://orf.at/stories/3258674/